Time management pro web designéry může být dost náročná otázka. Zvlášť pokud jsme jednotlivci na volné noze a nemáme vedle sebe dalšího kolegu, se kterým bychom si projekt při nečekaných více pracích rozdělili. K tomu se přidává, že často navíc zastáváme roli UI designéra, vývojáře a stratéga v jednom.

A každý klient chce mít svůj web v termínu bez zbytečného prodražování. Na následujících řádcích jsem sepsala svoje tipy a triky, které zlepšily odhad projektu i naplnění časového plánu.

Tipy pro zlepšení svého time managementu

20 – 40% buffer ke každé zakázce

Ke každému rozpočtu přihazuji 20% navíc, jak času, tak k ceně. Někdo doporučuje i víc, záleží, jak moc dobří jste v odhadování. Klientovi posílám částku odhadu i částku s bufferem, aby viděl, s čím se počítá.

Fázování projektu

Své projekty rozděluji na tři větší fáze – strategie, návrh, vývoj. Každá z fází se dá plánovat až po dokončení té předchozí. Toho můžete využít zvlášť u větších projektů, kdy se nedá odhadnout, jak moc budete hrát projektový ping pong.

Na základě fází se dá také fakturovat – osobně si nechávám zaplatit každou fázi předem (podle nejnižšího odhadu). Při dokončení a předávání pak fakturuji případný rozdíl mezi nejnižším odhadem a reálnou prací.

Sprinty

V rámci fází využívám něco jako sprinty. S klienty si domlouvám na každý týden call, kdy probereme, jaký krok nás čeká do příštího callu, co na něj potřebuji a co do té doby vyřeším / dodám. Na callu probereme jak se to povedlo, posbírám zpětnou vazbu a případně se o krok vrátím, nebo popojdeme dál.

Já i klient víme, proč to stojí nebo proč něco přeskakujeme a oba se můžeme okamžitě dohodnout, co to bude znamenat, nebo kde se dá ušetřit čas.

Nacenění projektu

Projekt naceňuji položkově, podle toho, kolik času odhaduji, že mi jednotlivé úkoly zaberou. V každé fázi tak mám několik položek.

Častokrát 1 položka = 1 sprint = 1 týden. Díky tomu vím, kolik hodin daný týden budu projektu věnovat.

Naplánování úkolů

Na základě nacenění si jednotlivé úkoly přidám do kalendáře. Mezi každým callem mám připravený prostor na danou položku.

Kalendář používám vlastní v Notion. Můžete využít ale prakticky jakékoliv CRM vám vyhovuje. Od Asany, přes Plan od Toggle, po Freelo a Trello. Někomu třeba stačí jen Google kalendář (za mě je to ale nerealistické udržet dlouhodobý přehled).

Cally s klientem

Na každý hovor si vyhrazuji 2 hodiny i kdyby měl trvat jen 15 minut. Počítám s tím, že hned po callu budu zavádět některé změny, nebo doplňující požadavky. Drobné změny řeším hned při hovoru a okamžitě si je nechám potvrdit. Čas a den hovorů si domlouvám s klientem už na začátku spolupráce.

Na rychlé předání informací používám Loom – aplikaci na video komentáře. Klientovi ukazuji návrh a rovnou ho komentuji. Stejně tak mu nahrávám video návody, díky kterým se může sám zapojit do procesu.

Měření času

Osobně si nemůžu vynachválit Track od Toggle. Jeho aplikace mi zaznamenává otevřené programy, takže se můžu až týden zpětně podívat, co jsem dělala, pokud jsem zapomněla měřit a do systému doplnit.

Podle nacenění projektu si do Trackeru zadám jednotlivé položky a k nim nastavím estimates (odhady). Tracker mi tak hlídá, jestli jsem v odhadu, nebo už jsem to přepískla.

Nejen, že mi umožňuje lepší správu času, ale také jsem zjistila, že když neměřím, přicházím o dost peněz.

Co s novými řešeními, která nedokážete odhadnout

Potřebujete pro klienta vymyslet nové řešení, se kterým ještě nemáte zkušenost? Klientovi v takovém případě navrhnu, kolik času investuji do průzkumu a hledání řešení. Třeba hodinu. Pokud do hodiny řešení nenajdu, opouštíme některé jeho požadavky (například, že bude ještě nějakou dobu dělat daný úkol manuálně). Pokud řešení najdu, udělám klientovi report i s odhadem, jak dlouho mi může trvat jeho implementace.

Ke klientovi jsem vždy transparentní. Pokud netuším, jak dlouho mi něco může trvat odhad i ztrojnásobím.

Fyzická nástěnka

Na stěně v kanceláři mám nástěnku s lístečky, kde vidím všechny projekty a kdy je v plánu je dokončit. Mám u nich i poznámky ke klientům. Komu tykám, s kým spolupracujeme, jaké další kontakty má v týmu.

Intuitivní workflow

Moje metody částečně vychází z intuitivního workflow. Neplánuji na konkrétní dny a časy, plánuju podle týdnů. V daném týdnu si pak vybírám, co chci dělat a pokud mi do toho něco skočí nečekaného, není tak těžké to v rámci týdne přeplánovat. Vím, co mě v následujících týdnech čeká, ale nevím, který den v týdnu to budu dělat. Prostě jak se mi bude chtít.

Je snazší držet přehled o 52 týdnech, než o 365 dnech.

Plánujte jen na 3-4 dny v týdnu

Pátek považujte za víkend. Počítejte s tím, že máte maximálně 6 hodin denně, 4 dny v týdnu. To je 24 hodin týdně. Zbytek času se stejně budete věnovat propagaci, účetnictví, prokrastinaci, komunikaci, učení, školením, opravováním chyb, výzkumu, nebo pauzám mezi klienty, kdy potřebujete přepnout do jiné energie.

Ten pátek (nebo jiné dny) máte na nečekané. Ty slouží k využití bufferem, nebo k přijetí ASAP práce.

A nenechte se zmást tím, že zaměstnanci pracují tak efektivně jako vy celých 8 hodin, 5 dní v týdnu. Ano někteří dost možná ano. Ale v našem oboru je to o hlavu ;). Odpočinek je zásadní, nevyhořte!

Automatizujte

Na rezervace termínů používejte nástroj. Já využívám Calendly. Na prodej konzultací si nastavte rezervační formulář. Na prodej správy webu si nastavte třeba Simpleshop. Používejte fakturační systém. Vytvořte si uvítací dokument, který budete posílat novým klientům, ve kterém najdou všechny podstatné informace.

U každého systému stačí zvážit, kolik času vám zabere měsíčně řešit to manuálně a kolik nástroj stojí. Skoro nikdy se vám manuální práce nevyplatí, i když platit několik tisíc jen za nástroje každý měsíc trochu bolí.

Prozkoumejte třeba Dubsado, jestli by vám nevyhovovaly jeho automatické workflow pro sbírání dotazníků, odesílání faktur po dokončení určité fáze atp. Mě osobně nevyhovuje, ale to neznamená, že pro vás to nebude perfektní nástroj.

Delegujte

Jsem si jistá, že nemusíte dělat všechno, co děláte. A klientům je jedno, jestli moduly na web vyskládáte vy, nebo juniorní webař. Ano, vím, že není jednoduché najít někoho, na koho delegovat. Ani proto není od věci takových kontaktů mít více. Nebojte se využít virtuálních asistentek.

Motivujte se

Zjistěte, co vás opravdu donutí k projektu sednout, i když do tvoření máte extrémní nechuť. U mě jsou to peníze. Chci mít klid v duši a koupit si další pokojovku do obýváku. Tracker od Toggle si platím jen proto, abych v něm viděla kromě stráveného času i vydělané koruny. A vyplatí se mi to.

Buďte efektivní

Zkuste klientovi navrhnout, že projekt rozdělíte na dva kroky. Nejdřív připravíte funkční MVP a tím naberete čas na preciznější řešení celého webu.

Projděte si svůj proces a zjistěte, jestli některé kroky nejsou úplně zbytečné dělat. Opravdu vašemu klientovi zrovna tohle přinese takový zisk? Stejně tak pokud si klient, jak se říká, vymýšlí, zkuste mu připomenout, jestli zrovna do toho chce investovat.

Když projekt stojí na dodání podkladů ze strany klienta

Mějte už v podmínkách, co se stane, pokud klient nereaguje podle vašich potřeb. Není také špatné pomyslet na to, že budete muset projekt znovu nacenit a naplánovat, pokud utichne na delší dobu.

Jak to v reálu vypadá?

Nacením projekt, udělám jednoduchou tabulku se seznamem úkolů a odhadem času na každý úkol.

Po schválení rozpočitu si projekt zadávám do toggle (nastavuji úkoly k projektu a estimates). Na fyzickou nástěnku (zatím) si také píšu, v kterém měsíci bych co a kolik měla fakturovat. Díky tomu vím, jaké je moje cashflow.

V Notion si vytvořím projekt (v mém předpřiraveném rozvržení) a v něm zadám ty samé úkoly. Každý krok si pak zadám do kalendáře. Co týden, to úkol.

Mezi všemi projekty si hlídám, aby mi nepřesáhly v daném týdnu 24 hodin v součtu. V pondělí si pak rozplánuji ty úkoly, které je nutné udělat v určitém termínu. Ostatní úkoly pak dělám podle kapacity na nich pracovat.

Když začnu na úkolu, spouštím Tracker a hlídám si zadané estimates.

Online workshop: Architektura a obsahová osnova webu

Usnadněte si krok vymýšlení obsahu webu a naučte se, jak tvořím architekturu a osnovu pro klienta já.

Víc informací